前言: 在現今的企業環境中,資訊科技的投資佔公司所有支出的比率已大幅提高,然而資訊科技的專案風險卻是一直無法有效管理與避免。過去十年來,專案管理有三個主要的問題,其涉及一般管理與IT管理的範疇: 1、在投入專案資金時無法評估專案的風險。 2、無法妥善考量數個專案的組合風險。 3、無法針對不同專案使用不同的管理方法。 專案風險 風險的結果(Consequences of Risk):一個系統的風險通常包括下列列五項: 1. 沒有為公司帶來預期的利潤,資訊系統沒有達到實際效用。 2. 實際投入的成本過高,不合經濟效益。 3. 花費太長的時間,拖延時效。 4. 系統運作績效遠低於原先的預估。 5. 系統軟、硬體不相容。 影響專案風險的因素: 1.專案的規模 專案的規模越大,風險也就越高。所謂規模大的專案是指花費成本高昂、參與人員眾多、需長時間才能完成或使用者來自許多不同部門等的專案,使得其專案的複雜性提昇並控制不易,風險提昇。 2.科技經驗 專案小組對使用的科技越陌生,則其風險性就越高。這裡所指的科技,包括了軟體、硬體、作業系統、網路等一切專案中所用到的科技。另外,專案小組對資訊科技的經驗不足,也可能做出錯誤的決策,遇到問題時可能需要花費額外的時間才能克服,使用者也會動搖對專案小組的信心。 3.專案結構 有些專案的目標與過程可以明確地定義,是高度結構化的專案,如會計系統;有些專案的成果則是無法明確描述的低度結構化的專案。專案的結構性越低,風險就越高。結構性低的專案,使用者的需求就不明確,滿足使用者需求的方式也不清楚。專案經理(PM)可能要花費大量的成本去發現使用者真正的需求。 專案的分類與風險程度 評估專案風險的方式,也可以利用結構化程度、專案大小、技術性的高低等三個維度來劃分,如此可分成八個區段的矩陣,這個矩陣可作為組織成功導入IT Project的參考方向,協助企業了解專案所處的風險程度,矩陣如以下所示: 低結構化 高結構化 低技術 大型專案 風險低(管理階層可以接受) 風險低 小型專案 風險非常低(管理階層可以接受) 風險非常低 高技術 大型專案 風險非常高 風險中等 小型專案 高風險 中低風險 專案組合風險Portfolio Risk 除了評估單一專案風險外,公司更須針對專案間之組合,作一整體性風險評估,如下表所示。讓公司建立一套適合自己的Profile,以了解專案組合的風險。每個影響因子都列出其個別風險的高低程度,最後再求得累積的綜效(Aggregate impact)做為參考依據。 影響因素 低風險 高風險 IT開發團隊的穩定性 高 低 IT開發團隊的品質 高 低 IT是否為提供企業目前應用的關鍵 否 是 IT是否對決策支援相當重要 否 是 IT開發團隊是否具有經驗 是 否 近兩年內是否有重大的IT失敗經驗 否 是 IT管理團隊是否為新單位 否 是 IT是否為提供企業未來應用的關鍵 否 是 IT是否對未來之決策支援相當重要 否 是 企業對於IT的使用較遲疑 否 是 專案管理:權變方法 管理工具 1. 外部整合工具:包含組織和其他溝通工具,可用來連結專案小組的工作與使用者。 2. 內部整合設備:包含各種不同的人員控制,以確保專案小組的運作能整合成一個單位。 3. 正式的規劃工具:其能幫助預先建立工作的順序,並能評估執行專案所需之時間,金錢,技術上的資源等。 4. 正式的結果-控制機制:能幫助管理者評估進展及發現潛在的差異,以利於更正行動的進行。 工具選擇的影響 高結構-低技術: ü 專案風險較低,重點在完整的規劃與執行控制。 ü 專案的目標應清楚地訂定,須掌握住對使用者的教育與訓練。 ü 專案預算與工作細目的劃分與時間表也必須切實完成。 高結構-高技術: ü 作業程序與結果已經很明確,但要用更新的科技去做,如系統更新專案。 ü 規劃必需具有足夠的彈性,控制面須注意責任歸屬 ü 最大的關鍵在於組內的合作與溝通。 低結構-低技術: ü 風險最高的。 ü 主要困難在於使用者所提出的需求,資訊科技可能較難實現。 ü 專案經理人必須具有資訊科技相關經驗與良好的溝通能力。 低結構-高技術: ü 適當的管理可使風險降至相當低,但執行方向有所偏差也很容易失敗。 ü 因為缺乏使用者的參與,使得使用者不滿意完成的系統。 ü 必要時可讓使用者來決定專案的方向。 管理工具相關的貢獻 貢 獻 專案類型 專案描述 外部的整合 內部的整合 正式的規劃 正式的控制 I 高結構化 – 低技術熟悉度,大 低 中 高 高 II 高結構化 – 低技術熟悉度,小 低 低 中 高 III 高結構化 – 高技術熟悉度,大 低 高 中 中 IV 高結構化 – 高技術熟悉度,小 低 高 低 低 V 低結構化 – 低技術熟悉度,大 高 中 高 高 VI 低結構化 – 低技術熟悉度,小 高 低 中 高 VII 低結構化 – 高技術熟悉度,大 高 高 低+ 低+ VIII 低結構化 – 高技術熟悉度,小 高 高 低 低 結論 每個專案常常因為時間、環境、人員、技術等問題,而造成相關的專案風險,所以專案管理人必須能審慎評估風險的程度,以及其造成的原因,以將風險的程度降到最低,以預防在開發過程中遭遇到過多的問題,而使專案失敗。而一個成功的專案管理唯有仰賴高階主管、各部門主管、資訊部門和使用者的參與與配合,多方考量與評估專案實行的風險,才能使得資訊系統順利實行。個人認為,一個好的專案管理人員,應具備以下幾項基本能力: 1. 技術的能力 2. 溝通的能力 3. 專業管理的能力 而這些能力也是我們從事資訊管理者所必須加強的要點。
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